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중소기업 회계 부정방지하기 위한 체크포인트들 총정리
오늘은 중소기업의 사장님이시라면 꼭 알아야 할 회계 부정방지 체크포인트들을 안내해드리고자 하는데요.
일단 한 가지 사례를 말씀드리자면 중소기업인 A는 인건비를 줄이기 위해 재무 담당 인원을 별도로 채용을 하지 않고 영업담당 임원이 직접 재무업무를 겸직을 하게 두었다고 합니다.
자금 및 회계업무는 회계팀장인 S이 모든 업무를 직접 담당을 하여 입사 후에 20년간 회계업무를 전담을 하였으며, 최근 8년간도 자금업무도 수행을 하였다고 하는데요.
S는 본인의 주식투자 손실을 만회하기 위해서 충동적으로 회사의 현금과 예금 등을 무단으로 인출을 사용한 결과 보니 약 6년간 회사 자산의 40%에 해당을 하는 금액을 횡령을 한 것도 모자라 현금과 매출채권 등 존재하지 않는 자산을 가공적으로 계상을 하거나 또는 차입금 등 부채를 누락하는 법으로 회계장부를 조작하였다고 합니다.
하지만 외부감사인인 A 회계법인은 약 10년 동안 A사의 회계감사를 수행을 했음에도 불구하고 S의 횡령 사실과 회계 부정 사실을 전혀 인지를 못한 상황이 발생을 하였습니다.
하여 이러한 예고 없는 횡령 방지를 어떻게 하면 더 효율적인지 그리고 방법 또한 알려드리고자 합니다.
자금 담당자 및 회계담당자는 분리할 것
제일 먼저 경영자는 부정 또는 오류를 방지 시키기 위해서는 한 명에게 모든 일을 시키는 것보다 업무를 여러 명에게 적절하게 배분하실 필요가 있습니다.
특히 자금 담당자와 회계담당자는 꼭 분리를 하여 각각 다른 사람이 담당하도록 하여 현금과 통장 잔고 또한 사전 예고 없이 불시에 점검하는 것도 중요합니다.
내부통제 관점에서 정기적인 점검이나 횡령 방지 절차도 중요하다고 보실 수가 있지만 사전 예고 없이 불시에 이루어지는 현금 실사와 통장 잔고는 반드시 미리 확인을 하셔야 하는데요.
담당자가 휴가 시에는 관련 업무에 대한 불시 점검으로 강제적인 휴가 명령, 비정기적 불시 현금 실사 및 통장 잔고 확인 인해 횡령 여부도 파악을 하실 수가 있으며, 담당자의 불순한 동기 역시 사전에 미리 차단을 할 수 있기에 꼭 명심하셔야 합니다.
사용하지 않는 계좌! 즉시 해지
장기간 동안 용도가 불분명하거나 혹은 사용을 하지 않는 휴면계좌는 내부관리 대상에서 누락이 되기 쉽다고 합니다.
그러므로 내부 횡령 등 부정행위에 이용이 될 확률이 크며, 현금을 출금할 때에는 꼭 관리자의 승인 절차를 갖추는 것이 올바르다고 보실 수가 있습니다.
사전에 등록이 되어있는 계좌 이외의 계좌로 송금을 하는 경우에는 반드시 계좌를 등록한 후에 송금을 하시거나 혹은 관리자의 승인을 받은 후에 송금을 하도록 미리 등록을 하셔야 하며, 거래처 등등..에 계좌이체를 하실 경우에는 꼭 관리자의 승인을 득해야만 계좌이체가 가능하도록 통제를 하셔야 횡령 방지에 도움이 되는데요.
또 다른 방법으로써는 회사의 계좌에서 만약 일정 금액의 현금을 출금을 할 경우에는 대표이사에게 문자를 발송하도록 조치하는 것 또한 바람직하다고 봅니다.
법인카드 및 인감, 유가증권 등은 따로 보관할 것
이러한 유가증권이나 법인카드, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리를 하거나 보관하도록 하는 것이 중요합니다.
또한 제일 중요한 것은 인감이나 통장 등 중요 물품 사용 시에 관리자의 승인을 받도록 하시는 것 또한 도움이 되시며, 직원들의 업무를 자주 바꾸어주면서 한 명이 특정업무를 너무 오랜 기간 동안 담당을 하지 않게 하는 것도 한 가지 방법입니다.
만약에 앞서 말씀드린 한 중소기업 A사의 경우를 따지자면 S에게 업무를 다른 직원과 바꾸어 주었더라면, 횡령에 대한 사실이나 방지에 대해서 조금 더 일찍 발견할 수 있었기에 횡령 방지를 미리 했을 텐데 말이죠.
그리고 마지막으로 외부감사를 통하여 재무 상태를 수시로 점검을 하는 것 또한 중요합니다.
외부감사를 통하여 회사 재무 상태를 미리 점검을 할 수 있으며, 외부감사인이 수행한 절차에 대해 경영진이 조금만 관심을 준다면 새로운 시각으로 통하여 회사의 문제점을 파악을 하기 쉽기에 요번 정보로 통하여 최근 이슈가 되고 있는 횡령에 대한 예방을 미리미리 똑똑하게 하시길 바랍니다.